Основу документооборота при ит-аутсорсинге составляет договор по оперативному сервисному обслуживанию. В нем указывается:

• предмет договора,
• срок и стоимость договора, возможность заключения дополнительных соглашений,
• сроки исполнения по видам работ,
• права и обязанности, ответственность, реквизиты сторон и прочие части, характерные для юридически значимых документов.

Договор, а особенно прилагаемая к нему спецификация - прайс услуг являются неотъемлемой частью конкурсной документации, используемой при выборе аутсорсинговой компании из нескольких претендентов.

В процессе работ по обслуживанию компьютеров используется следующий комплект документов:

• акт сдачи-приемки оказанных услуг специализированной формы ФПУ-26 в двух экземплярах.
• счета-фактуры на оказанные услуги
• акты, подтверждающие неисправность ЭВМ, компьютерных элементов или устройств оргтехники,
• товарные накладная (на новые картриджи, на замененные элементы ПЭВМ и т.п.)

При необходимости, аутсорсинговая компания предоставляет сертификаты соответствия (качества) на т.н. покупные изделия, заменяющие неисправные.

Практика показывает, что неторопливой почте не стоит доверять первые экземпляры документов. Обычно доставка документов проводится совместно с работой по устранению неисправностей или регулярной процедуре обмена истощенных картриджей на заряженные. Для облегчения планирования и учета расходов возможно опережающее представление всех указанных документов в электронном виде. Светую доверить обслуживание серверов ответственной организации, которая будет отвечать за качество своих услуг. Применение обоими контрагентами аутсорсингового договора механизма электронной цифровой подписи, возможно, позволило бы полностью перевести документооборот в электронную форму.